符合人体机能，就要使人体的各部分在使用时都舒服、方便和安全。不同种族、地区、性别、年龄的人，身高和体型的尺寸会相差很大。在世界的范围内，这种差距就更大，因此同样的家具在不同的地区，或者为不同的人使用时，往往应有不同的尺寸。

另外，相同的使用对象因使用方式的不同，也会对办公家具有不同的要求。同是座椅，办公椅和沙发在材料和尺度上完全不同，这是因为前者通常是用于严肃认真工作的场合，而后者主要用于放松和休息。办公桌比电脑桌稍高，一般使用办公桌时身体稍前倾，而使用电脑桌时桌面要放电脑和电脑键盘灯，这些设施应在使用者坐着最顺手的位置。在办公家具的设计和选配中，应就具体问题具体分析和解决。

办公家具设计或选配还应让使用者便于工作，根据具体工作要求，考虑家具的结构和形式。如收银台，抽屉应便于存取各种面值钞票，桌面应有足够的位置放收音机和各种pos机器，还应留有写发票的位置。办公桌则要考虑使用者所用的设备或工具及所储存资料的方式。

目前，为满足各种使用功能而设计的家具层出不穷，如可随意升降的多用途办公桌椅、将电脑放在桌面以下的办公桌等，都是为了便于工作或适应各种特殊用途的。