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会议、集会和大会等是政府工作的一个重要部分。由于没有现成的关于建议根据多少人要多少会议室的标推，所以它的要求在各单位间和本单位不同部门间也有很大不同，大部分是根据工作的性质而定。会议室的设置尽可能根据过去纪录上和经验的要求，而不是按照所预计的要求。有些不必要的会议室是会有的，因为设计并没有根据所示的要求而进行。设计师在建议要设其它会议室前，都要估计如何充分使用现有的会议室。
独用办公室装修与会议室的装修对比 会议最好是在为之设计的空间中进行。在独用办公室中不应有会议室代替大的办公室，最好在要召集大量会议高级官员办公室的邻近有个会议室，并在近处设几个要求较低的会议室供官员使用。单独的会议室通过适当水平的管理可以得到最高的利用率。在行得通时，培训和会议的要求应汇合一起，会议的空间可用作接待访问者的辅助办公室。
会议室的位置 会议室设在使用者的中心地点。不太适宜办公室用的内部空间最适宜作为会议室使用。这点排除了室外的干扰并且不需要在放映时拉窗帘。应穿过走廊或接待区通往会议室。
会议室的大小 会议室的大小应设计成能容纳平均的出席人数而不是最多的人数。可以另加椅子来对付增添的座位，各种不同大小的会议室的可供选择的布置。
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